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，我們必須尊重前人的勞動。因此，凡是已整過的檔案，今後一律不要打亂重整。如果有些已整的檔案，不便管理和使用的話，可在原基礎上，適當進行加工整理，以保持明清檔案工作的延續性。

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第二十六章　明清檔案的收集、保管、修復與統計工作

第一節　檔案的收集

　 　明清檔案的收集工作，就是把流散國內外的明清歷史檔案，收集起來，集中到檔案館，進行統一的管理。 明清檔案是明清王朝從公元十五世紀初到二十世紀初五百多年間的統治活動中所形成的文書，不但距今年代久遠，而且經過歷次的政權更替，戰爭劫掠，主管單位的 交接轉售，流散遺失，十分嚴重。所以收集工作在明清歷史檔案工作中，具有特殊的重要意義。在文獻館初期，以宮中檔案、宗人府檔案、內務府檔案為基礎，逐漸 進行收集，豐富館藏。1929年10月，由民國司法部接收舊刑部檔案103箱。1935年至1937年，三次購入端方檔900餘冊。1936年6月購入陸軍部檔1000餘斤。1937年由孔德學校提來宗人府玉牒及檔簿96冊，購得貴胄學堂檔案200餘斤。1937年6月接收民國實業部移交的清商部、農工商部等檔案2074宗。1937年7月購入財政部及三海檔案500餘斤。1946年8月，接收天津溥修宅所存溥儀檔案20餘箱。1947年3月接收孔德學校移交宗人府檔834冊。

　 　新中國成立後，先後從中宣部、外交部、財政部、廣播事業局、中國銀行、北京大學、清華大學、中國歷 史博物館、沈陽圖書館、北京圖書館、旅大市圖書館、長蘆鹽運局和南京史料整理處等，以及從北京、南京、上海、沈陽、天津、青島等地的個人手中，接收和收集 了明清檔案近四百萬件（冊）

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。 由於幾十年來不斷的收集工作，才有今天這樣豐富的館藏。現存於大陸的明清檔案，雖然絕大部分已經集中 起來，得到妥善的保管。但是由於種種原因，至今散存在社會上的明清檔案，還為數不少。例如北京、天津、沈陽、大連、青島、南京、蘇州、泰州、上海、福州、 廈門、西安、雅安等地的圖書館、博物館、書店和大學及歷史研究單位，以及個人手中，還有不少明清檔案。近百年來，由於帝國主義的侵略，至今還有一些珍貴的 明清檔案流落在日本、英國、美國、俄國、法國、德國等國的文化圖博單位或個人手中。凡流散在國外的明清檔案及有關資料，都是我國的歷史文化財富。根據國際 檔案理事會規定，流失在國外的檔案應歸還形成國的原則，應采取積極措施，逐步將這些歷史檔案，集中到中國第一歷史檔案館。中華人民共和國成立後從國外收還 我國的歷史檔案主要有二宗：其一，1956年9月原蘇聯政府將1900年 （光緒二十六年）八國聯軍入侵我國時，被沙俄掠去的東北地方政權機關的檔案共一萬七千零八十一卷，移交給我國。這批檔案有黑龍江將軍衙門檔案一萬四千八百 零四卷、寧古塔副都統衙門檔案一千二百六十八卷，阿拉楚克副都統衙門檔案四百三十四卷、琿春副都統衙門檔案五百七十五卷。原蘇聯政府在移交這批檔案前都進 行了整理，編有俄文檔案目錄十七冊。其二，1988年經國家檔案局馮子直局長與英國公共檔案館館長羅珀先生協商，英方同意將1851年第二次鴉片戰爭期間被掠去的清代廣東巡撫衙門的檔案的縮徽拷貝膠卷歸還我國真按：當作縮微，前文如此，下文亦然.

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。這批檔案縮微膠片共25盒，約有1954件檔案，其內容在當時是極為機密的，涉及中央政府和地方政府對外交涉的文書、簽定的條約，清軍駐防地圖、軍事設施等。還有林則徐、耆英、徐廣縉、葉名琛的奏摺和來往信函等。英方把這批檔案縮微件歸還我國，表明英方對中國的友好態度。

　　今後中國第一歷史檔案館收集檔案的範圍，真按：于此均不復見「我館」之名，顯見書前所有「我館」之稱者，乃殐于潤色之遺.○按：下文又有以「我館」稱者。殊見其為襲引者明矣。 以明清檔案為主，兼收明清以前各個朝代的檔案；以收集檔案為主，兼收有關的古籍文獻資料，把中國第一歷史檔案館建設成為一個庋藏、研究古代檔案文獻的基地。

　　要做好明清檔案的收集工作，首先要熟悉明清檔案的變遷歷史，調查明清檔案散存在國內外的狀況，然後有計劃地向收藏明清檔案的機關、團體、學校、圖書館、博物館、書店以及個人進行徵集收購。或收回原物；或復製副本；真按：當作複製.若此一再重覆之錯誤者，不再一一校記了.凡舉一而可檢索而得其三也. 或拍攝成縮微膠片。對流散在國外的檔案，要通過外交途徑，或民間往來的方式，采取適當的辦法，進行徵集工作。

　　對要徵集的檔案，要經過鑒定，辨別真偽，評定價值，經有關領導批准後，方可接收。對捐贈和移交檔案資料的單位和個人，可給以適當的獎勵和酬謝。對收購的檔案和資料，要按質議價。中國第一歷史檔案館擬設立徵集檔案基金，要專款專用，任何開支不得挪用。

　　檔案徵集到館後，要登記檔案的來源、種類、數量、價值、徵集費用等，然後進行消毒處理，再按全宗統一保管。如需要整理

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，通知整理組納入工作計劃，進行整理。

第二節　檔案的保管

　　檔案的保管工作的任務，真按：不通的句子！改作檔案保管的工作任務不是更好？大概是為了配合節目，而略其修辭了. 是防止與限制毀壞檔案的各種因素，盡量延長文件的壽命，確保檔案的安全。損壞檔案的因素不外有兩個方面：一種是自然的因素，如蟲蛀、潮濕、光照、塵土等；一種是人為的因素，如偷盜、剪裁、涂改、真按：當作塗改！簡化字之餘孽也。 磨損等。明清檔案的保管工作，就是從這兩個方面，采取防護措施，以確保檔案的安全。

　　明清檔案在清朝時保管極嚴。如內閣大庫的檔案，由內閣典籍廳和滿本房的官員負責管理，日夜輪流值班守護。庫內秘藏，非經皇帝允准，一般官員不能隨便進庫提閱文件。阮葵生在《茶餘客話》中講：“內閣大庫藏歷代策籍，并封貯存案之件，漢票簽之內外紀，真按：不解之處！疑紀字誤.google查「漢票簽 內外紀」則有此一則.（永康市檔案局.八千麻袋“大內檔案”流失記詳） 則具載百餘年詔令陳奏事宜，九卿翰林部員有終身不得窺見一字者。……惟探開庫之期，隨前輩一觀，塵封插架，隨意抽閱，片牘皆典故也。”⑨凡進庫提調檔案，必須詳細登記，出入庫房要鎖門加封。庫內嚴禁煙火。內閣大庫分實錄、紅本兩庫，均重樓磚木結構，總面積為1295平方米。屋牆房頂很厚，冬暖夏涼，能保持常溫。門窗均鐵皮包面，窗中裝有鐵欄杆，以便安全防盜。窗為穴窗，便於防塵，窗門常開不關，以便通風。

　　明、清王朝非常重視皇家典籍文獻的保管。明朝曾仿古代“石室金匱”之制，於1534年（嘉靖十三年）在紫禁城外的東南隅，專門建造一個皇家檔案庫，它就是我國現存最古老的檔案庫——皇史宬。皇史宬正殿整個建築全是磚石結構，牆厚而堅實

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。室內有1.42米高的石臺，臺上排列著152個鎏金雕龍的“金櫃”，用以貯存列朝的實錄、聖訓等。東西山牆各一窗，真按：教育部國語辭典【山牆】 注音一式 ㄕㄢ　ㄑ｜ㄤˊ １解釋 傳統建築物屋頂斜坡兩側的牆壁。２連綿似牆的高山。唐˙杜牧˙題武關詩：山牆谷塹依然在，弱吐強吞盡已空。 以便通風。所以皇史宬具有防火、防潮、通風、保溫的功能，很適宜保存檔案。加之，當時設有專門的官員負責保管檔案，有定期涼曬檔案和嚴格收存制度，真按：當作晾曬.原文作凉（非涼）類此者不再一一校注. 所以數百年來皇史宬存放的檔案，安全無恙，這可以說是我國古代善於保管檔案的一個典範。

　　民國時期，故宮博物院文獻館對明清檔案的保管也較嚴格。最初，檔案多保存在南三所，共有庫房180多間。規定必須雙人進庫房，檔案出入要登記，出庫加鎖，鎖上加封條，封條上簽明封庫人的姓名和時間。各庫房鑰匙，由故宮統一保管，進庫領用鑰匙要登記。提用檔案須填二聯單，一聯存查，一聯放檔案庫房。

　　1949年以前的保管工作，多著重在防止人為的因素對檔案偷盜和損壞，真按：原文作着，乃簡字系之正字，不復一一校出. 而對自然因素對檔案的損壞，則重視不夠。因此檔案保管條件很差，庫房滲漏，地面潮濕。檔案終年堆積，蟲蛀鼠咬不斷發生，檔案損失嚴重。中華人民共和國成立後，特別加強了對檔案的技術保護工作。為了改善檔案的保管條件，國家撥出巨款，先後對內閣大庫、清史館、皇史宬成進行了修繕。真按：應係涉上文宬而衍！ 逐步更新了檔案的櫃、架、箱、匣，添制了新的卷盒、函套、囊匣。每個庫房都設有消防設備，定期檢查，注意防火。積極采取各種措施，進行防蟲、防霉工作。一般春秋二季注意除蟲，投放適量的防蟲藥品。夏季伏天，真按：教育部國語辭典【伏天】 注音一式 ㄈㄨˊ　ㄊ｜ㄢ 解釋 三伏那些天，是一年中最熱的時候。見伏日條。如：在伏天裡，少出門，免得中暑。 注意降溫、降濕和除霉。為加強對檔案保護技術的研究，檔案館先後添置了培養箱、乾燥箱、顯微鏡、分析天平和分光光度計等各種儀器設備，設有專人進行實驗研究工作。經過長期觀察試驗，對檔案中蟲子的種類、來源和生活習性已基本摸清

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，采取了有效的殺蟲、防蟲措施。現在各國面臨一個圖書、檔案因紙張含酸過多而發自毀問題。真按：應有脫文！疑于發下脫生字，而發生自動問題也。 我們對此也十分重視，先後對搆成檔案材料的各種紙張和性能，進行了化驗鑒定。結果表明明清檔案的紙張含酸不多，PH8—9，屬中性偏鹼，真按：簡化字之餘孽－原文作碱！ 所以不會發生檔案自毀問題。明清檔案由於手工紙張的優越，加之都是用毛筆墨汁書寫，所以幾百年來的古老檔案，現在展卷翻看，紙張光潔猶新，字跡清晰不變，為現在機制紙質檔案所不能比擬。真按：當作機製！指機器製造者也.

　　為了改善檔案的保管條件，1975年國家撥出巨款，在紫禁城的西華門內，新建了8000平方米的庫房大樓。樓房為古建築形式，與各宮殿相協調。1983年國家又投資三百多萬元，對整個庫房進行了改造，將庫房的窗戶一律用石岩綿封閉，變成了防風、防塵，防光、防蟲的密閉庫房。為了提高庫房使用率，又安裝了安全密閉、防光防塵、美觀協調的密集排架。安裝了新型的空調設備，加添了防火的煙霧報警器。真按：原文作烟，乃簡字系故，不復一一出校. 建立了對檔案資料庫的遙測、遙控的電腦中心控制系統。設有溫濕度自動記錄儀，安裝了閉路電視，真按：教育部國語辭典【閉路電視】 注音一式 ㄅ｜ˋ　ㄌㄨˋ　ㄉ｜ㄢˋ　ㄕˋ
解釋：將影像的訊號經由有線傳遞，再顯示在電視螢幕的系統。相對於接收無線電波的電視系統。○按：按此閉路，應非指線路是隱蔽者也，（若然，則當作蔽路）乃指其訊息傳輸路徑乃是呈封閉式的.閉乃封閉之閉，不像無線者為開放式者也. 以便於監督管理。

　　現在庫房管理實行安全責任制，按庫定人。保管員每天要檢查庫房的溫濕度，溫度一般保持在20℃±2℃，相對濕度保持在50％±2％。經常清掃地面、櫃架，以保持庫房的清潔。

　　為了便於管理，對所有的庫房進行了統一的編號。檔案按全宗排列，一個全宗的檔案盡量排放在一起。每個庫房內的架、櫃也都統一排列編號，加簽標明。每個庫房內都繪製了檔案存放排架表，進庫提檔，一目了然。凡檔案出庫，必須辦理提調手續

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，填寫調檔三聯單，交付使用和歸還時，要點檢無誤。並在不久將全部使用計算機网絡提調系統。真按：簡化字之餘孽－當作網絡.

第三節　檔案的修復

　　檔案的修復工作，就是檔案的修裱與復製工作。明清檔案因年代久遠，蟲蛀、霉爛、破損比較嚴重，有的檔案被水漬後甚至成了“磚塊”，如不進行修裱，便無法利用。所以修裱明清檔案不僅任務繁重，而且是搶救檔案的急迫性工作，一定要投入足夠的人力與設備，切實做好這一工作。

　　明清檔案的修裱工作包括托裱、修補以及裝訂。

　　（一）托裱：應用於檔案紙張糟朽、破壞者。要求：

　　1.在托裱中遇到碎字、掉字要拼對清楚、准確，不得損壞字跡，托紙要求無縐，用筆輕而勻；補缺處時，要求補紙性質基本相同，纖維方向一致，檔案與補紙的接口邊緣處要求虛搭口，托紙要求上得平展、端正、排實。托裱過程中，嚴禁廢紙屑、筆毛等雜物殘留在檔案上。

　　2.需斷開托裱的檔案，托裱之前，須在邊角上編號，防止檔案錯亂。

　　3.托地圖時，要特別注意圖上地名和其它說明標籤，既不能使其脫落，也不能移動，若標籤已掉，須看准後貼上，真按：當作看準！教育部國語辭典【看準】
注音一式 ㄎㄢˋ　ㄓㄨㄣˇ 解釋 １中意、滿意。紅樓夢˙第五十回：老祖宗別管，我心裡看準了他們兩個是一對。２預測正確。如：我早看準他氣度恢宏，將來必然不凡，如今真的被我料中。○按：此謂看對準確也。 保証原檔案的准確性。

　　4.揭裱檔案時，應注意紙張纖維方向，以免損壞字跡和紙張。

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　　（二）修補：應用於檔案紙張尚結實，但有破損、破洞者。要求留口要直，檔案與補紙搭口約0.2公分，真按：國無！待查！詞亦無！ 注意不得脫漿；真按： 國無！待查！詞亦無！檔案噴水要勻，勤翻勤倒，禁止出現發霉現象；檔案捶平時，要求留口與檔案本身薄厚基本相同，不出現捶痕。摺疊時要求檔案面端正，折口整齊，不出毛茬。真按：國無！待查！詞：茬1 〔ch ㄔㄚˊ〕〔《集韻》鋤加切，平麻，崇。〕亦作“ 茌1 ”。
1. 斜砍；劈削。《漢書‧貨殖傳序》：“既順時而取物，然猶山不茬櫱，澤不伐天。” 顏師古 注：“茬，古槎字也。槎，邪砍木也。”2.農作物收割後殘留在地裡的根莖。3.指沒有剃凈或剃後復生的鬚髮的根。 畢方 鍾濤 《千重浪》第十章四：“他還想聽 郭書記 說下去，可是滿臉鬍茬，頭髮長得老長的 邢連成 ，跟在 羅萬山 後邊進來。”4.指在同一塊地上作物種植或生長的次數。 李準 《不能走那條路》：“一年兩茬起，誰見誰眼紅。” 王安友 《協作》：“地瓜苗的第一茬才剛剛剪了，第二茬還沒有長出來。”5.引申為排行；輩分。徐懷中《西線軼事》：“將軍無可抱怨，在他這一茬穿軍裝的‘老家夥 ’裏，他算是夠幸運的了。”6.碴兒。指提到的事或剛說完的話。 老舍 《二馬》第三段十三：“關於 中國 瓷器、銅器，書可多了。念幾本就行！夠咱們能答得上茬兒的就行！” 柳青 《創業史》第一部第十五章：“‘你盡想誰呢？’ 有萬 又開玩笑，好像不由他自己。 生寶 還是不答這個茬。” 浩然 《艷陽天》第一一四章：“門口外邊，因為來了個 馬子懷 和 馬齋 ，又接茬兒議論起來了。”7.猶岔子。事故；錯誤。 魏巍 《東方》第一部第五章：“人家欺負我，我就恨人家；人家低下了頭，我就又可憐人家。誰知日久天長，他反倒找起我的茬兒。” 張書紳 《正氣歌》：“管教員氣得沒辦法，就去清點鞋幫數目，想找個茬治治 志新 。”
【茬口】1.在同一塊土地上輪栽作物的種類和次序。《中國農村的社 會主義高潮‧紅星集體農莊的遠景規劃》：“由於農莊內村莊分散，道路彎曲，地塊零亂、不規則，不但影響了拖拉機的耕種效率，而且茬口很難實行合理輪換，影 響作物的產量。”2.當口；機會。 魏巍 《東方》第六部第十二章：“ 齊大夯 見是個茬口，也接溫聲細語地說：‘什麼工作也是一樣。’”3.指某種作物收割以後的土壤。如：西紅柿茬口壯，種白菜很合適。
【茬子】農作物收割後殘留在地裡的根莖。 王安友 《協作》：“滿地全是茬子，看去好像剛剛割過的韭菜。” 裁切時刀口要整齊，不得裁掉字跡。

　　（三）裝訂：將破散的簿冊檔案以及修復、複印的檔案裝訂成冊。裝訂時，要求檔案整齊，裝訂綫適宜，不得妨礙字跡。

　　復製檔案有三種方法：一是臨摹復製。這種方法比較費工，要有專門的臨摹技術人員，只限於少量的珍貴的字畫或文書使用這種方法。二是靜電複印和照像。真按：此字終於不誤了！！ 這種方法比較快，但對檔案有損害，一般除了急用的檔案外，都不采取這種方法。三是縮微復製。縮微技術是現代化的技術，它是復製檔案的最好辦法。縮微膠片不僅可以代替檔案原件閱用，而且便於攜帶和交流。

　　中國第一檔案館自1980至1995年，已經修裱了霉爛蟲蛀的檔案512447張、輿圖2915平方公尺。添置了各式複印機、膠片還原機，縮微照像機、沖洗機、拷貝機，放大機、烘干機共二十四臺。真按：簡化字之餘孽－－當作烘乾機。 各種照像機十幾部。攝製縮微膠卷132535791拍，複印還原檔案2384895張（1995年底統計）。這不但有效地保護了明清檔案，而且方便了查閱利用檔案。

第四節　檔案的統計

　　檔案統計工作是用表冊、指標數字等形式揭示檔案和檔案工作有關情況的一項檔案業務工作。它是制定檔案工作方針、任務重要依據之一

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，也是對檔案業務管理實行監督的有效手段。我館的統計工作，真按： 又跑出「我館」二字了.參以之前抄襲疑雲，我開始懷疑此乃抄自「我館」（第一檔案館）的內部或曾公布之資料了.主 要有：（一）檔案狀況的各項統計，如檔案數量、長度統計表、館藏檔案全宗一覽表、檔案整理狀況統計表、檔案殘破情況統計表等；（二）檔案工作情況的各項統 計，如徵集檔案統計表、檔案利用情況統計表等。（三）檔案工作人員各種統計表冊。（四）檔案裝備、各種機器、辦公用具等統計表。（五）檔案事業費用統計表 冊，等等。

　　在統計工作中，必須實事求是，如實反映客觀情況，要保証統計材料的准確性。統計方法要科學，計量單位要統一。