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， 敕命也稱敕書，凡覃恩封贈六品以下官及世爵有襲次者用救命。敕諭的用途有三：一，敕任官員，如任督、 撫、學政、鹽政、織造、提督、總兵等發給坐名敕書；任布政使、按察使，道員、運同等，發給傳敕。二，敕諭臣民，三，敕封或諭告外藩。皇帝冊封王公后妃等用 冊文。祭文、祝文是皇帝禱告天地山川和祭奠大臣的文書。諭旨之分，“凡特降者曰‘內閣奉上諭’。﹝52﹞寄信是皇帝授命軍機大臣寄發的機要諭旨，如“誥誡臣工，指揮方略，查覈政事，責問刑罰之不當者，謂之寄信。”﹝53﹞行經略大將軍、欽差大臣、總督、巡撫、學政、行督辦軍務大員、各省提鎮都寫“軍機大臣字寄”。行鹽政、關差、藩、臬，都寫“軍機大臣傳諭。”清末開辦了郵政電報，有些諭旨用電報拍發，稱“電寄”或“電旨”。

　硃諭，是皇帝親自用硃筆寫的諭旨，或大臣用硃筆謄寫的渝旨，真按：當作諭字！殆係簡化字谕與渝形近而訛. 也稱硃諭。在清代，皇帝處理政務所下達的諭旨，一般都由大臣代擬。但有些機密要務，如告誡臣工，指授方略，查奸除惡等，皇帝往往親書諭旨。它不受任何格式的約束，皇帝信筆直書，密諭某臣，查辦某事，是諭旨中最為尊榮的一種形式。

　　臣工上奏的文書有題，奏、表、箋。真按：當作頓號、 清 朝前期多用題本，中後期多用奏摺。題本的副本叫揭帖。隨題本的揭帖有四份，分別送通政使司、六部、六科及起居注館。清代題本有通本和部本之稱，外地衙門所 上本章須先經通政使司，再轉送內閣，故叫通本。在京各部院衙門的題本，不經通政使司，徑送內閣，稱為部本。題本的格式，一般分為幅繕寫，每幅六行，每行二 十字，平寫為十八字，遇有皇帝、宮殿、天地、宗廟等尊敬字句須抬寫。第一幅上方正中寫一“題字”。第二幅首行寫具題者的官銜、姓名、“謹”字真按：原文作衔，明是簡化字之餘孽矣.

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，第二行抬高一格寫“題”字，接寫事由，再敘正文，文尾用“謹題請旨”結束，末幅正中寫具題年月日，月日下寫具題人的官銜姓名。真按：大抵本書銜字怕是都忘了轉了.不復一一出校了! 最 後在首尾各蓋官印一顆。在明朝及清朝前期實行公題私奏的制度，臣工上書，凡錢糧、刑名、兵丁、馬匹等公務，用題本上報。凡屬官員到任、升轉、加級、記錄、 寬免、降罰，或降革留任，或特荷賚謝恩，或代所屬官員謝恩等事，概用奏本。奏本的格式，每幅六行，每行二十四格，抬頭二字，平寫二十二字。奏本封面正上方 寫一“奏”字。奏文首寫具奏者官銜姓名並所奏事由，接敘全案事由。最後以“謹具奏聞”或“右謹奏聞”結束。奏文之後用大寫數字寫明全文的字數和紙張數，以 防被人篡改。奏本不加蓋官印。公題私奏制度，對當時的官員來說，很難實行，以致題、奏的使用十分混亂，所以乾隆帝於1718年 便下令廢止了奏本。以後便逐漸使用了奏摺。奏摺始於康熙，乾隆時廢除奏本後，奏摺便成了大臣奏報政務主要文書之一。奏摺密封可直達御前，皇帝親自拆封批 閱，不假他人，辦事既密且速。奏摺的格式也是分幅摺疊，每幅六行，每行二十字。平寫為十八字，餘二字為抬頭之用。第一幅上方寫一“奏”字，第二幅首行寫具 奏人的官銜、姓名和跪字，第二行抬高一字寫奏字，接寫事由，再敘正文，文尾用“謹奏”二字結束，末幅正中寫具奏年月日，不用印信。每逢皇帝登極及萬壽，元旦，長至三大節，真按：雖在早期或現代文學中逗號每有與頓號通用者（然似不互用），然此書既已用頓號，則不宜仍用逗號當頓號也. 臣工表示慶賀，各省督撫進賀本，其餘官員進表、箋。進呈皇帝、皇太后的叫“表”，進呈皇后的叫“箋”。各衙署的行文，上行文有咨呈、呈文、申文、牒呈、申呈，詳文、驗文，稟文、狀文；下行文有札文、牌文、票文、牌檄；平行文有咨文、移會、移文、關文、照會。1840年（道光二十年）鴉片戰爭後

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，中外交涉的文書有國書、條約、照會、申陳、札行、護照、電報等。

　 封建的等級制度不僅反映在行文體制上，而且也明顯反映在文書格式上。例如皇帝自稱授命於天，以天為 父，以地為母，所以又稱天子。在皇帝頒發的詔誥文書中，充分體現了皇帝君權神授，至高無上的地位。例如制辭、詔書中，開首都是“奉天承運，皇帝制曰”，或 “奉天承運，皇帝詔曰”之類的話。皇帝自稱曰“朕”。臣僚上書皇帝自稱曰“臣”或“奴才”。凡文中涉及皇帝的地方，一律要尊稱和抬寫，如皇帝的命令稱“聖 旨”、“上諭”。皇帝批閱文件叫“聖覽”、“御批”。皇帝行走稱“詣”，居地稱“宮闕”。皇帝生日叫“萬壽”，死叫“駕崩”等等。

　清朝為防止篡改檔案，還建立了副本制度，以便存案備查。雍正七年諭：“內閣本章及各衙門檔案，皆於正本外立一副本，另行收貯。如本章正本係紅字批發，副本則批墨筆存案。其它檔案副本，或用鈐記以分別之。不但於公事有益，且可杜奸胥猾吏隱藏改換之弊。”﹝53﹞ 例如，紅本交六科發抄後，又鈔錄兩種檔冊：一種是史書；一種是錄書。“紅本發抄後，由科別錄二通，供史官記注曰史書，校對鈐印送內閣。儲科以備編纂者曰錄 書，校對鈐印存科。”又如奏摺錄付制度，凡經軍機處辦理的奏摺，皆別錄一份，以便發抄和存查。《光緒會典》載，“凡未奉硃批之折，即以原折發抄。奉有硃批 之折，發抄不發抄，皆另錄一分備案存查。”“凡交發之折片，由內閣等處交還及匯存本處者，每日為一束，每半月為一包，謂之月折。”﹝54﹞自雍正至宣統，歷八個朝代，通以朝年月日係之，真按：疑亦受簡轉繁誤影響如此，當作繫字. 形成編年體的卷包。每包折片，排比次序

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， 不以文件搆成時日為先後，而以硃批日期為准，並在封面上標明某人所奏某事的簡由，及月、日、交、不交 字樣，稱作“開面”。對諭旨的錄付，更為詳備。經內閣記載的諭旨有三種：“凡記載綸音，分為三冊：每日發科本章，滿漢票簽處當直中書，摘記事由，詳錄聖旨 為一冊，曰絲綸簿；特降諭旨別為一冊，曰上諭簿；中外臣工奏摺，奉旨允行及交部議復者，另為一冊，曰外紀簿，以備參考。”經軍機處發出的諭旨，都抄釘成 冊，按日增添，按月另抄一冊，叫做“清檔”，其名稱有《上諭檔》、《寄信檔》、《現月檔》、《明發檔》、《電寄檔》等。

　 　清朝中央各衙門還建立了匯抄存查制度。如內閣的《國史院檔》、《秘書院檔》、《俄羅斯檔》、《行移 檔》等都是文件的匯抄。軍機處匯抄的檔冊有《東事檔》、《議覆檔》、滿文《月折檔》、《西藏檔》、《巴勒布檔》、《金川檔》、《盛京檔》等。并且還規定： “凡本處清漢字檔，每屆五年由軍機大臣奏請，另繕一分，以備闕失。清字檔，令方略館譯漢官繕寫；漢字檔，令內閣中書繕寫。皆派本處章京二人校對，事竣請旨 議敘。”﹝55﹞內務府匯抄存查的檔冊有《奏銷檔》、《上傳檔》、《上諭檔》、《來文檔》、《黑圖檔》等。總署和外務部設有清檔房，專管整理文件，匯編《清檔》。在整個清代檔案中，副本和匯抄存查的檔案，佔有相當的比重。清代檔案的正本，由於年代久遠，流散遷播，不少被毀或遺失了，就是現存數量很大的紅本和硃批奏摺，也不齊全。真按：清代檔案的保存與毀損.清代檔案的正本多已佚失. 所以史學界在使用這些檔案研究某一個問題時，總感到“多而不全”。相對來講，清代文件的副本或匯抄存查的檔案，還算比較系統和集中。所以現在這部分檔案，如錄副奏摺等，在清代檔案中使用率是最高的

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。清代的副本制度和匯抄存查制度，不僅為我們留下了豐富的史料，而且也為我們在今後檔案事業的建設中，提供了有益的借鑒。

　　清代還建立了嚴格的文書稽查制度。1730年（雍正八年），特設稽查欽奉上諭事件處，專門負責稽查奉旨交部議復之事，真按：當作覆，議覆.只因甫讀纂修、辦理四庫全書檔案，故知此也.此必為簡轉繁而取復未知取覆字為是故爾. 按日記檔，俟各部院移會到時，分別已結、未結事件，每月匯奏一次，年終總奏一次。都察院的六科，專門稽查催辦各部院的文書處理，每月兩次，以各衙門所辦之冊送科註銷，如有逾期不完者，由科指參，月終具題。

　　清朝還規定有嚴格的文書檔案保密制度，如1653年 （順治十年）頒佈“機密及參劾本章”的實封進奏制度。雍正時規定“密奏不許與人參酌。”皇帝批的密諭，若泄漏出去，“已經發覺，一概照泄漏軍機律治罪。” 並規定凡機密文書，一律密封遞發。當事官員必親自拆閱處理，不得令吏胥經手。軍機處辦理諭折，更為嚴密。軍機處值房，各部院大小官員不得擅入和窺視。不准 到軍機處同軍機大臣談說事件。大員子弟不得任軍機章京。皇帝召見軍機大臣時，太監不得在側。清末，又制定了《懲治漏泄軍事機密章程》十五條，若有泄密、盜 密者，俱按律嚴懲。

　 　清朝文書制度還具有明顯的民族統治的特色。清朝是以滿洲貴族為主，聯合漢族地主階級建立起來的一個 多民族國家，各個少數民族文字的文書同時使用。原來滿族的文化比較落後，在努爾哈赤以前，滿族並沒有自己民族的文字。“凡屬書翰，用蒙古字以代言者，十之 六七。用漢字以代言者，十之三四。”﹝56﹞1599年（明萬曆二十七年）努爾哈赤始命額爾德尼和噶蓋兩人，

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以 蒙古文字母與女真語拼成滿文，造便是老滿文以蒙古文字母與女真語拼成滿文，這便是老滿文，也叫無圈點 滿文。皇太極時命達海等人，在老滿文的基礎上，增加圈點，並創制十二字頭和專記外字符號，成為有圈點的新滿文。滿族早期的文書是寫在木牌上的，長達尺餘， 短的僅數寸，寬狹大約一寸左右，有孔，四五片為一組，貫以皮條或麻繩，根據楊賓《柳邊紀略》載：“邊外文字多書於木，往來傳遞曰牌子……存貯年久者曰檔 案。”這種木牌使用較久，直到1645年（順治二年），才令“各衙門奏事俱繕本章，不許復用木簽。”清定都北京之後，為保持滿洲貴族的統治地位，規定滿語為國浯，真按：疑當作國語.殆亦簡化字之形訛！ 滿 文文書為代表國家的正式文書。凡皇帝下達的制、詔、誥、敕等文書，俱以滿文為主，滿漢文合璧。凡與外國的來往國書，簽訂的條約，也必須以滿文書寫。臣工上 呈的題本、奏本，必須滿、漢文合璧。奏摺，在初期只是臣僚於公事之餘，向皇帝呈遞的秘密報告，或用滿文，或用漢文，比較隨便。奏摺成為政府的正式公文後， 在嘉慶時曾規定：

　　一，凡奉清字上諭，不許用漢字覆奏。

　　二，旗員補放提鎮奏謝，俱用清文。

　　三，滿洲大員補署各部院尚書及各省督撫等缺，在京謝恩用清字折。但抵任奏報到任日期，用漢字折。

　　四，滿洲提鎮於公事折用清字。

　　五，西北兩路將軍，各陵守護大臣及泰寧、馬蘭兩鎮總兵，除地方公事用漢字奏摺外，其餘謝恩、奏報雨水、雨雪及捕獲松蟲等事，均用清字折。唯清字折仍須兼用漢字。

　　六，滿員放總兵官，公事折前漢字後清字。在京謝恩折，俱用清字

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。另漢字夾片，與清字折文義同。府、道謝簡放恩亦仿此辦理。﹝57﹞

　　以後隨著滿官的漢化，使用漢字折奏逐漸增多。1861年（咸豐十一年）清廷規定：“嗣後京內外各衙門遇有清字奏事折件，均用清、漢字合璧式樣。”其它中央各機關同宗人府、內務府的行文，向用滿文的，也多采用滿、漢文合璧的方式。

　 　清廷為保持滿洲貴族的統治地位，竭力阻止滿人漢化，規定“國語、騎射為滿洲根本。”旗人必須學會滿 語和騎馬射箭，各旗都設有學校，教習滿文，定期舉行滿文考試，以便科舉滿文人才。各衙署都設有專門的翻譯機構和滿文譯員，以辦理滿文文書和翻譯事務。另 外，對蒙、藏、回等少數民族的文字，也允許使用。各民族王公貴族上奏的章疏及來往文書可用本民族的文字書寫。現存的清代檔案中，仍保存一些蒙古、唐古特、 回、托忒等文字的文書。這種不同民族文字的文書同時使用，不僅是清代文書檔案制度的一個特點，同時也反映了我國封建社會多民族國家的高度發展。

注釋：①《明史》職官志一

②《皇明大政記》卷三

③《明太祖實錄》卷一百三十三

④《明史》職官志一

⑧《明經世文編》卷二百九十三

⑥《明史》職官志一

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⑦《明史》職官志一

⑧以上見《明史》職官志二、三

⑨《春明夢餘錄》兵部

⑩《明史》職官志二

⑪《明史》職官志二

⑫《光緒會典》卷二

⑬光緒朝《東華錄》總頁五五七

⑭《大清會典》卷八十九

⑮《嘯亭雜錄》卷三

⑯康熙朝《東華錄》卷二十八

⑰《清朝續文獻通考》卷一一八

⑱趙翼《簷曝雜記》卷一

⑲梁章鉅《樞垣紀略》卷一

⑳《清朝文獻通考》卷五十五

﹝21﹞《硃批諭旨》

﹝22﹞《硃批諭旨》

﹝23﹞康熙朝《東華錄》卷九十八

﹝24﹞《清高宗實錄》卷一百八十四

﹝25﹞趙翼《簷曝雜記》卷二

﹝26﹞《清世祖聖訓》

﹝27﹞康熙朝《東華錄》卷八十三

﹝28﹞《欽定吏部則例》卷十一

﹝29﹞《光緒會典事例》卷六十三

﹝30﹞《清朝通典》卷六十八‧兵一

﹝31﹞《明太祖實錄》卷一百一十三

﹝32﹞《明會典》卷二百一十二

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﹝33﹞《明會典》卷三十一

﹝34﹞廖道南《殿閣詞林記》

﹝35﹞《明史紀事本末》卷六十一

﹝36﹞《明史》職官志一

﹝37﹞《明史紀事本末》卷四十三

﹝38﹞《明史》卷七十二職官志

﹝39﹞《明史》卷七十二職官志

﹝40﹞《明會典》卷二百一十二

﹝41﹞《欽定大清會典事例》卷一千零四十二通政使司

﹝42﹞《欽定大清會典事例》卷一千零四十二通政使司

﹝43﹞《關於江寧織造曹家檔案史料》

﹝44﹞《樞垣紀略》卷二十二

﹝45﹞《樞垣紀略》卷十三

﹝46﹞光緒朝《東華錄》卷一百九十六

﹝47﹞康熙朝《東華錄》卷七十一

﹝48﹞雍正朝《東華錄》卷十七

﹝49﹞乾隆朝《東華錄》卷二十八

﹝50﹞乾隆朝《東華錄》卷八十

﹝51﹞《樞垣紀略》卷七

﹝52﹞《樞垣紀略》卷二十二

﹝53﹞《大清會典事例》卷十四

﹝54﹞《樞垣紀略》卷二十二

﹝55﹞《樞垣紀略》卷十四

﹝56﹞福格《聽雨叢談》卷十一

﹝57﹞步冀鵬《奏摺體例輯要‧國書》真按：檔案學參考書目○30頁為空白.併見31頁.